در بسیاری از سازمانها، مدیران اختیارات را به صورت اختیارات صفی، اختیارات ستادی و اختیارات وظیفه ای تقسیم می کنند. تفاوت این اختیارات به پایگاه قدرتی بستگی دارد که اختیارات مذبور از آنها نشات می گیرند.
مدیران با اختیارات صفی کسانی هستند که در سازمان، به صورت مستقیم مسئول تامین هدفهای سازمان می باشند. اختیارات صفی به وسیله زنجیره استاندارد فرماندهی مشخص می شود که از هیات مدیره آغاز می گردد، از سطوح مختلف سلسله مراتب اختیارات می گذرد و به نقطه ای می رسد که فعالیت های اصلی سازمان انجام می شوند. اصولا اختیارات صفی بر پایه قدرت مشروع گذاشته می شود. از آنجا که فعالیت های صف با توجه به هدفهای سازمان تعیین می شوند، از این رو وظایف کارکنان صفی در سازمانهای مختلف فرق می کند.
اختیارات ستادی به کسانی یا گروه هایی در سازمان تعلق دارد که به مقامات صفی خدمات ارائه می کنند. مفهوم ستاد در برگیرنده عوامل و اجزایی در سازمان است که در گروه صف نمی گنجند.
گروه ستاد به مدیران انواع کمک ها و توصیه ها را می کند. کسی که نقش ستادی دارد میتواند از طریق پژوهش، تجزیه و تحلیل مسائل و ارائه راه حل ها در امر برنامه ریزی به مدیران صفی کمک های زیادی بنماید. یک عضو ستادی می تواند در امر اجرای سیاست، نظارت و کنترل بر امور مالی و نیز در طرح ریزی فعالیت های سیستم پردازش داده ها کمک های زیادی بکند.
نقش اعضای ستادی در ارائه خدمات، توصیه و راهنمایی به مدیران صفی به معنی این است که اعضای ستاد استقلال ندارند و فاقد اختیارات رسمی می باشند. در واقع واحدهای ستادی، بویژه آنها که مسئول حسابرسی هستند و چنین وظیفه ای را بر عهده دارند، احیانا صاحب اختیارات رسمی هستند و می توانند بر مدیران صفی ( در محدوده وظایف خود) اعمال نفوذ نمایند. حق کنترل فعالیت گروه های دیگر به مسئولیت خاص ستادی بستگی دارد و آن را اختیارات وظیفه ای می نامند.
اختیارات وظیفه ای از این جهت در سازمان لازم است که برای اجرای بسیاری از وظایف یا امور سازمانی تعداد زیادی افراد یا تخصص های همانند یا مثابه مورد نیاز است. به همین دلیل، اختیارات وظیفه ای در همه سازمانها مشاهده می شود و به صورت یک امر عادی در آمده است. مهارت هایی که شخص مدیر باید از این دیدگاه داشته باشد و حل مساله مربوطه به روابط اختیارات وظیفه ای همانند مساله ای است که وی باید در سازمانی که دارای ساختار ماتریسی است حل کند. یعنی در جایی که یک کارمند باید گزارش کار خود را به دو مدیر بدهد. در سازمانهای نوین اختیار وظیفه ای بسیار متداول است ولی اجرای آن چندان ساده نیست.
دکتر حمید سرایداریان
